Impreza w plenerze to doskonały sposób na integrację, polepszenie relacji i oczywiście nieco zabawy. Przystępując do organizacji imprezy plenerowej, warto dokładnie zaplanować poszczególne etapy i realizować je punkt po punkcie.
Wbrew pozorom sam pomysł na imprezę plenerową wcale nie musi być na pierwszym miejscu. Na początku najważniejsze jest bowiem oszacowanie własnych możliwości. Przykładowo, planowanie imprezy wysokobudżetowej, w praktyce niemożliwej w całości do realizacji, będzie tylko niepotrzebną stratą czasu. Z tego powodu na początku najlepiej zorganizować i oszacować dostępne środki. Jednocześnie należy pamiętać, że liczba zaproszonych gości nie musi się przekładać na wielkość budżetu. Niejedno kameralne przyjęcie dla osób z wyższego szczebla kierownictwa firmy będzie droższe do zrealizowania od np. happeningu dla wszystkich dzieci z przedszkola.
Po przeanalizowaniu możliwości przychodzi czas na skonkretyzowanie charakteru imprezy w plenerze. Aby to uczynić, konieczna będzie dokładna znajomość grupy docelowej. Inny motyw atrakcyjny będzie na spotkanie rodzinne, inny na imprezę w plenerze dla absolwentów szkoły po trzydziestu latach, jeszcze inny sprawdzi się lepiej w przypadku imprezy integracyjnej dla pracowników. W jaki sposób dostosować klimat i motyw imprezy? Jeśli to możliwe, najlepiej wyjść naprzeciw i zrobić wcześniejszy „rekonesans” wśród przyszłych uczestników spotkania. Na podstawie tak poznanych preferencji należy dostosować motyw imprezy, a do niego z kolei poszczególne atrakcje. Oczywiście istnieją nieco bardziej uniwersalne rodzaje imprez. Dużą popularnością cieszą się spotkania przeplatane dużą liczbą rozrywek i konkursów sportowych. Paintball, strzelanie z łuku, czy słynny bieg z jajkiem na łyżce w wielu przypadkach zapewnią dużo frajdy i śmiechu.
Organizacja imprezy w plenerze – wybór miejsca, noclegu, posiłków
Kluczowym elementem w organizowaniu imprezy plenerowej jest wybór odpowiedniego miejsca. W zależności od budżetu może to być wynajęta przestrzeń hotelowa, pałacyk lub np. gospodarstwo agroturystyczne. Jeśli spotkanie ma trwać dłużej, niż jeden dzień, konieczne będzie uwzględnienie możliwości noclegowych. W przypadku bardziej oddalonych destynacji organizator musi rozważyć zapewnienie właściwego transportu dla uczestników.
Po wybraniu docelowego miejsca imprezy można rozpocząć wysyłanie zaproszeń. Na tym jednak organizacja się nie kończy. Kolejnym zadaniem jest dobranie atrakcyjnego menu – w zależności od czasu trwania imprezy – posiłków głównych, przekąsek, napojów wyskokowych. Dobrym pomysłem jest stworzenie także menu wegetariańskiego, aby każdy z gości mógł czuć się w pełni komfortowo. Przy wyborze cateringu warto wcześniej skorzystać samemu z danej usługi, aby przekonać się co do oferowanej przez nią jakości.
W przypadku imprez plenerowych przeznaczonych dla większej liczby uczestników konieczne staje się zorganizowanie ochrony, która będzie dbała o bezpieczeństwo, a także punktu medycznego lub ratownika.
Jak widać, organizacja imprezy w plenerze w każdym przypadku będzie się różniła w zależności od grupy docelowej oraz charakteru spotkania. Stworzenie dobrej imprezy jest wyzwaniem, które jednak szybko się odpłaca w postaci m.in. świetnej zabawy i lepszych relacji interpersonalnych. Specjalistami od organizacji tego typu imprez są agencje eventowe np. agencja Moontime.
Mimo, że to dodatkowy wydatek – warto go ponieść. Daje gwarancję dobrze przemyślanej imprezy, zabawy dla pracowników, zysków dla firmy a zarazem zapewnienia bezpieczeństwa i wszystkich innych wymogów formalnych.